IL FASCICOLO DIGITALE HR

21 NOVEMBRE 2019

Emanuel Sette | Business Consultant di SIAV

Fascicoli digitali del personale: a che punto siamo nelle nostre organizzazioni?

Non è una sorpresa trovare aziende ancora oggi legate al cartaceo nella gestione delle informazioni del personale. L’archiviazione cartacea, utile e magari funzionale nelle piccole realtà, diventa però un ostacolo rilevante quando l’azienda cresce e diviene via via sempre più complessa. I rischi del cartaceo sono elevatissimi : si perdono i documenti, l’archivio occupa spesso troppo spazio e i tempi di accesso ai documenti sono lunghissimi (soprattutto quando l’azienda comincia ad avere più archivi e dislocati in più punti). Per non parlare della sicurezza dell’accesso : queste sono informazioni o in parte o totalmente riservate e i documenti devono essere accessibili solo a determinate persone.

Grazie alla digitalizzazione, la fruibilità del contenuto diventa immediata e senza vincoli. L’impatto sulla vita dei lavoratorie sul business è evidente da subito perché, risparmi a parte, parliamo di ottimizzazione dei tempi di gestione di un progetto, di velocità di condivisione delle informazioni, di correttezza delle informazioni e soprattutto privacy. Tutto questo permette di adattarsi ai veloci cambiamenti di oggi e governare efficacemente l’organizzazione.

Come ci possono aiutare gli archivi digitali nel quotidiano?

Facciamo un esempio: la gestione delle scadenze. Gli archivi digitali sono interattivi e ci possono ricordare le scadenze incombenti divenendo strumenti proattivi. Un caso su tutti quello dei contrattidei dipendenti a tempo determinato. Quando ci avviciniamo alla scadenza del contratto, infatti, il sistema può essere proattivo e ricordare che tra uno, due o tre mesi, dipendentemente dal caso specifico, quella persona avrà il contratto che va a scadere e potremo valutare con il giusto anticipo le diverse soluzioni da adottare. Ci sono tante opzioni tecniche come warning o alert che aiutano nella gestione delle scadenze ed impediscono di gestire le cose all’ultimo minuto o di perdere di vista lo status del processo.

È possibile gestire anche le firme digitali con gli attuali sistemi di archiviazione?

Certo. Le firme digitali ed elettroniche possono divenire parte integrante dei processi di archiviazione digitale. Accade infatti che ci siano processi in cui è richiesta l’approvazione da parte del responsabile di funzione o del superiore. Grazie alle possibilità date dalle firme elettroniche, l’archivio digitale può diventare lo strumento ideale per far arrivare i documenti direttamente sulla “scrivania” del capo, ma senza le lungaggini del cartaceo, e anzi con la sicurezza che l’autenticazione sia sempre certa e il processo si possa ricostruire dall’inizio alla fine.

V erso la dematerializzazione dei documenti HR

Il fascicolo digitale del personale è davvero una soluzione a cui tendere, che rimuove una volta per tutte le inefficienze nella gestione di tantissimi documenti con cui ha a che fare l’HR. All’interno del fascicolo del dipendente è possibile gestire unitariamente CV, documenti relativi all’assunzione, fogli presenze, cedolini, attestati di formazione, assegnazione di benefit e tanto altro ancora. Dematerializzare significa liberare spazio. Sia fisico, sia ideale (inteso come tempo da dedicare a progetti e attività più importanti), riempiendo lo spazio libero con idee e progetti che sviluppino il business di domani.